Jak platforma MVIA HUB šetří práci Carlsberg Group

Výchozí situace: Neznámé termíny dodání a nákupní ceny

Jednotnou platformu pro nákup marketingových předmětů využívali v Carlsbergu už před pořízením MVIA HUB. Nákupčí z lokálních poboček v ní hromadně nakupovali reklamní předměty – aby ušetřili, měli portfolio na jednom místě a snadněji dosáhli MOQ (minimum order quantity). 

Jenže naráželi na problémy, které komplikovaly nákup, práci s financemi i logistiku:
 

• Nákupčí si v platformě objednali předměty, ale informace o ceně dostali až 2–4 týdny po odeslání – kvůli tomu část nákupů rušili.
• Nevěděli, kdy zboží do jednotlivých zemí dorazí a kolik bude doprava stát.
• Předměty vyráběli různí dodavatelé, takže výrobky nebyly kvalitou ani finální podobou konzistentní.
• Centrální nákupní oddělení nemělo přehled o tom, kdo kde a za kolik nakupuje. Reporty mohli vytvářet pouze offline.

 

V Carlsberg Group věnovali mnoho hodin snaze napravit nefunkční procesy uvnitř platformy, ale dodavatel měl velké problémy přizpůsobit platformu jejich potřebám. Proto přemýšleli nad alternativním řešením.
 

„Práce s předchozí platformou nám reálně přinášela víc starostí než užitku. Proto jsme se rozhodli, že přejdeme na platformu od nového dodavatele. Řekli jsme si, že dáme tomuto typu řešení poslední šanci – pokud to ani tentokrát neklapne, budeme si v jednotlivých zemích řešit nákup individuálně.“ Ivana Honzíková, Global Category Manager, Carlsberg Group

 

Háček byl ještě v tom, že spolu s dodavatelem platformy pro nákupčí museli v Carlsbergu hledat i nové výrobce reklamních předmětů. Ty dosavadní jim totiž vyráběli subdodavatelé vývojářů předchozí platformy. 
 

Výběr řešení: Hledáme stabilního dodavatele, který pochopí naše požadavky

V Carslberg Group si pro hledání dodavatele nové platformy nastavili následující požadavky:
 

• finanční stabilita dodavatele,
• zkušenosti a znalosti trhu s nápoji,
• cena v rozumné výši,
• rychlá a spolehlivá komunikace,
• možnost upravit platformu na míru,
• zajištění výroby kvalitních a brandově konzistentních marketingových předmětů,
• soulad se směrnicemi pro zajištění odpovědného získávání zdrojů
• a především pochopení jejich problémů a návrh funkčního řešení.

Výběr dodavatele usnadnil fakt, že v Carlsbergu měli z předchozího řešení k dispozici velké množství dat. Například o typech marketingových předmětů, jejich nákupech v jednotlivých zemích či (ne)dosažitelnosti MOQ u jednotlivých kusů. Tato data předali potenciálním dodavatelům jako brief a od každého si nechali vypracovat návrh řešení.

S náročnými požadavky se postupně střetly desítky dodavatelů. V Carlsberg Group jednali s globálními firmami, které měly dobré nápady, ale přehnaně vysokou cenu. Jednali s menšími vývojáři, kteří se snažili prodat svá již hotová řešení – ta však nebyla škálovatelná pro potřeby Carlsbergu. Postupně se vyfiltrovali až k řešení MVIA HUB.

 

„V MVIA projevili největší míru pochopení našeho briefu a vymysleli jasné řešení s implementačním plánem, který byl solidní, rychlý a za dobrou cenu. Zapůsobilo na nás jejich nevídaně rychlé jednání i zkušenosti s výrobou a distribucí marketingových předmětů pro Coca Colu.“ Ivana Honzíková, Global Category Manager, Carlsberg Group

 

Vývoj a implementace: Hotová platforma i design produktů za 5 měsíců

Poslední objednávkové okno pro reklamní předměty ve staré platformě měl Carlsberg v březnu 2019. Nové řešení proto potřebovali vyvinout tak, aby stihli objednávkové okno v listopadu téhož roku. Spolupráce začala v červnu, takže na vývoj platformy, design a schválení reklamních předmětů, a obecně nastavení všech procesů bylo 5 měsíců. 

Prvním krokem bylo sestavení týmu skládajícího se z projektového manažera, datového analytika, produktového manažera, e-commerce manažera a webového vývojáře. Všichni tito členové týmu byli na straně MVIA i Carlsbergu. Poté se tým pustil do práce, která zahrnovala například:
 

• sérii workshopů se zástupci Carslbergu, kde jsme probírali mimo jiné množství a fungování objednávkových oken a největší dosavadní pain points,
• podrobnou analýzu dat z předchozí platformy,
• návrh logistické strategie pro distribuci reklamních předmětů,
• analýzu produktového portfolia a jeho optimalizaci,
• design reklamních předmětů a jejich prezentaci brand manažerům
• nebo vývoj prototypu webové platformy a jeho prezentaci Carlsbergu.

 

Současně jsme pracovali na vývoji platformy na míru Carlsbergu i na vývoji samotných reklamních předmětů. Ty jsme vytvořili tak, aby se jen minimálně lišily od designu dosavadních reklamních předmětů.

Během tohoto procesu jsme zjistili, že aktuální portfolio reklamních předmětů je neúměrně široké a velká část se nakupovala pouze v minimálním množství. Navrhli jsme portfolio omezit zhruba na čtvrtinu a důvody jsme podložili prodejními daty. V Carlsbergu s naším návrhem souhlasili a nechali nás portfolio optimalizovat.
 

„S výrobou a distribuci marketingových předmětů máme bohaté zkušenosti. Proto jsme rychle poznali, že portfolio Carlsbergu obsahovalo příliš mnoho položek, které se buď objednávaly v příliš malém množství, neprodávaly se vůbec nebo byly příliš drahé. Navrhli jsme řešení a v Carlsbergu s ním souhlasili.“ Michal Čujko, Senior Account Manager, MVIA

 

„Během přípravy platformy jsme museli řešit dílčí situace jako například jak bude platforma reagovat na specifika lokálních trhů, například placení DPH z Vietnamu nebo specifika distribuce do Nepálu. V MVIA naštěstí měli se všemi těmito situacemi bohaté zkušenosti, takže jsme nastavování těchto procesů mohli nechat na nich.“ Ivana Honzíková, Global Category Manager, Carlsberg Group

 

Výsledek: okamžitý přehled o ceně, dopravě i ušetřených nákladech přímo v platformě

V Carlsbergu pracují v MVIA HUB lokální nákupčí, brand manažeři i asistenti – záleží, jak má lokální pobočka nastavené procesy. Na práci v nové platformě si zaměstnanci rychle zvykli. Rozhraní je jednoduché a připomíná klasický e-shop, ale pro jistotu zákazníků stejně poskytujeme školicí video návody a cally.
 

Hromadný nákup reklamních předmětů nyní v Carlsbergu funguje následovně:

1. čtyřikrát ročně probíhá objednávkové okno, o kterém projektový manažer všechny nákupčí z Carlsbergu včas informuje pomocí automatizovaných e-mailů a push notifikací,
2. během objednávkového okna si nákupčí a brand manažeři z jednotlivých zemí vloží do košíku reklamní předměty, které chtějí pořídit,
3. po každém přidání předmětů do košíku se aktualizuje celková cena, náklady ušetřené díky hromadné objednávce, cena dopravy, termín dodání i MOQ a kolik kusů je potřeba k dosažení – a to pro všechny uživatele platformy,
4. do konce objednávkového okna lze přidávat další položky nebo zvyšovat množství u těch stávajících,
5. část portfolia mohou nákupčí objednávat celoročně bez ohledu na objednávková okna – držíme jim ve vlastním skladu desítky typů položek a brandů s dodáním do celého světa od 1 týdne.

 

Všechny reklamní předměty pro Carlsberg vyrábí naši subdodavatelé, které si pečlivě vybíráme, prověřujeme a průběžně kontrolujeme. Naši produktoví manažeři předměty pravidelně konzultují s brand manažery Carlsbergu a na přání aktualizují design či obměňují portfolio.
 

Výsledky používání platformy MVIA HUB v Carlsberg Group

• Perfektní přehled nad cenou a termíny doručení objednávek do jednotlivých zemí.

 

• Konzistentní design a kvalita reklamních předmětů po celém světě.

 

• Průměrná úspora nákladů díky hromadnému nákupu cca 33 %.

 

 

MVIA HUB je živá platforma, kterou dle požadavků klienta postupně vylepšujeme. Pro Carlsberg jsme například přidali funkce pro lokální brandy. 
 

„Carlsberg Group zahrnuje lokální značky, které potřebují vlastní reklamní předměty. Jelikož se nakupují v menším množství, tak by se za normálních okolností vytratila výhodná cena při hromadném nákupu. Vyřešili jsme to tak, že jsme k běžným produktům, jako jsou například kyblíky na led, přidali možnost vložit logo lokálního brandu a změnit základní barvu produktu, takže i tyto předměty můžeme vyrobit spolu s globálními a lokální značka ušetří.“ Michal Čujko, Senior Account Manager, MVIA

Lokální nákupčí i vedení firmy mají v platformě MVIA HUB k dispozici také podrobné analýzy z prodeje jednotlivých předmětů a z objednávkových oken. Na přání jim také pravidelně z dat exportujeme obecné přehledy s vyčíslením úspor i reporty zaměřené na plnění KPI a SLA cílů.
 

„MVIA HUB nám ušetřil spoustu času, peněz i lidských zdrojů. Naše globální portfolio je snadno dostupné pro všechny trhy v uživatelsky velmi přívětivém prostředí. Navíc se platforma stále přizpůsobuje našemu růstu a brandové identitě.“ Ivana Honzíková, Global Category Manager, Carlsberg Group

 

„V MVIA umí zajistit marketingové předměty za super ceny, za které bychom je sami nikdy nenakoupili. Je to něco, jako když jdeme kupovat sami mediální prostor – pokud mi to koupí mediální agentura se svým objemem, tak to je výhodnější.“ Andras Mohos, Sr. Global Director, Carlsberg Group

 

---